Privacy Policy & Copyright

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Il Rappresentante legale di STUDIO INN, visto il Regolamento Ue 679:2016 sul trattamento e la protezione dei dati personali, considerato che STUDIO INN, in quanto dotata di un autonomo potere decisionale, deve ritenersi titolare del trattamento di dati personali, atteso che STUDIO INN è tenuto a prevedere e applicare le misure minime di sicurezza previste dal citato Regolamento, emette e adotta la presente Politica della Privacy.

STUDIO INN raccoglie e tratta dati personali dei soggetti coinvolti nella propria attività, ovvero dei destinatari della stessa, anche con l’ausilio di soggetti esterni. In questo quadro, la normativa in materia di Privacy, così come si è venuta delineando con il Regolamento Ue 679:2016, rappresenta un impegno non differibile, da affrontare con priorità e elevata professionalità.

È ferma intenzione del Titolare del Trattamento Dati rispondere sempre allo standard minimo di sicurezza dei trattamenti previsto dal Regolamento. Adempiuti tali obblighi, e redatte le relative documentazioni, la Politica della Privacy è indirizzata a sviluppare i criteri applicati ai trattamenti dei dati, in chiave di investimento produttivo e miglioramento qualitativo dell’attività.

Tale obiettivo è reso possibile grazie a opportune decisioni operative assunte sui seguenti processi:

Manutenzione del sistema di trattamento e protezione dei dati
Aggiornamento continuo degli strumenti tecnici e informatici
Sinergie con altri sistemi organizzativi presenti, ad esempio il Sistema di Gestione per la Qualità
Programmi di formazione professionale

Il Manuale Trattamento e Protezione dei Dati Personali emesso da STUDIO INN ha la funzione di indicare il campo di applicazione del trattamento dati, individuando e descrivendo i processi necessari e le loro interazioni, nonché le misure minime adottate per prevenire e ridurre i rischi individuati.

Il Responsabile del Trattamento Dati ha la responsabilità e l’autorità per assicurare il rispetto di quanto previsto. I Responsabili delle singole attività di trattamento dati identificati in questo documento sono direttamente responsabili dell’attuazione delle prescrizioni previste nelle aree di propria competenza.

La Direzione si impegna:

Nella definizione delle politiche e degli obiettivi per il trattamento dati
Nell’impostazione delle attività e nella messa a disposizione delle risorse
Nel mantenimento e miglioramento continuo delle prestazioni

La struttura direzionale, nel proprio approccio al miglioramento delle prestazioni, privilegia la condivisione degli obiettivi da parte di tutto il personale dipendente e di tutti i collaboratori attraverso un progresso graduale, ma costante. Un riesame periodico verifica la rispondenza alle esigenze di risorse e di comunicazione interna necessarie ad assicurare che il sistema creato per il trattamento dei dati sia mantenuto e adeguato all’evoluzione delle attività.

Politica per il trattamento dati

STUDIO INN ha individuato nel trattamento dei dati personali uno dei fattori di successo determinanti ed è suo obiettivo mantenere un’elevata reputazione in fatto di sicurezza e qualità dei trattamenti, agendo in conformità ai seguenti principi:

Assunzione da parte della Direzione di un ruolo di guida e di controllo nel conseguimento degli obiettivi
Definizione annuale dinamica di obiettivi per un miglioramento continuo
Puntuale applicazione del Manuale e delle misure definite
Rispetto delle leggi vigenti e cogenti e delle clausole contrattuali
Formazione e aggiornamento continuo del proprio personale e dei collaboratori esterni
Responsabilizzazione di ogni incaricato
Ottenimento della piena soddisfazione di clienti, fornitori e parti interessate
Coinvolgimento diretto dei fornitori
Messa a disposizione, mantenimento e miglioramento delle risorse necessarie

Facoltatività del conferimento dei dati

L’utente è libero di fornire i dati personali riportati nei moduli di richiesta STUDIO INN o, comunque, indicati in contatti con i diversi uffici per sollecitare l’invio di materiale informativo o di altre comunicazioni. Il loro mancato conferimento può pregiudicare l’ottenimento di quanto richiesto.

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con strumenti cartacei e informatici per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti, e sono raffrontati con quelli eventualmente già in possesso per lo svolgimento di altre attività e servizi. In caso di discordanza, il Responsabile del Trattamento o l’Incaricato potranno contattare il cliente per verificare l’integrità dei dati o provvedere alla loro eventuale correzione.

I dati cartacei acquisiti manualmente, ad esempio per posta o per fax, sono mantenuti nei raccoglitori dedicati, in ambienti sorvegliati e protetti, con accesso permesso solo ai soggetti autorizzati. I dati informatici sono raccolti e trattati attraverso il sito web, i sistemi gestionale e informatico, via e-mail.

Sono previste modalità operative per:

Trattamento dati ai fini della Privacy
Criteri di identificazione della documentazione
Controllo e gestione della documentazione
Salvataggio dei dati
Ripristino dei dati

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, gli usi illeciti o non corretti e gli accessi non autorizzati.

Periodo di conservazione

Quando il trattamento è basato su consenso dell’utente, il titolare può conservare i dati personali finché il contratto non viene revocato; inoltre, il titolare può essere obbligato a conservare i dati personali per un periodo più lungo in ottemperanza ad obblighi di legge. Al termine del periodo di conservazione, i dati saranno cancellati.

Diritti degli interessati

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma o meno dell’esistenza dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza ed esercitare i diritti di rettifica, oblio, limitazione, portabilità, opposizione.

Le richieste devono essere rivolte al Titolare dei dati o al Responsabile del Trattamento.

Riferimenti Privacy per chiarimenti interni alla società: contabilità@ambrosianaservizi.it

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PRIVACY POLICY

The Legal Representative of STUDIO INN, in view of the EU Regulation 679:2016 on the processing and protection of personal data, considering that STUDIO INN, being endowed with autonomous decision-making power, must be regarded as the data controller, given that STUDIO INN is required to provide and apply the minimum security measures stipulated by the aforementioned Regulation, issues and adopts this Privacy Policy.

STUDIO INN collects and processes personal data of the subjects involved in its activities, or of the recipients of the same, also with the help of external parties. In this context, the legislation on Privacy, as outlined in EU Regulation 679:2016, represents a non-deferrable commitment, to be addressed with priority and high professionalism.

It is the firm intention of the Data Controller to always meet the minimum security standards for processing as provided by the Regulation. Once these obligations have been fulfilled and the relevant documentation drawn up, the Privacy Policy is aimed at developing the criteria applied to data processing, viewed as a productive investment and qualitative improvement of the activity.

This objective is made possible through appropriate operational decisions taken on the following processes:

Maintenance of the data processing and protection system
Continuous updating of technical and IT tools
Synergies with other organizational systems in place, such as the Quality Management System
Professional training programs

The Data Processing and Protection Manual issued by STUDIO INN serves to indicate the scope of data processing, identifying and describing the necessary processes and their interactions, as well as the minimum measures adopted to prevent and reduce identified risks.

The Data Processing Manager has the responsibility and authority to ensure compliance with the provisions. The Managers of the individual data processing activities identified in this document are directly responsible for implementing the provisions in their respective areas of competence.

Management is committed to:

Defining policies and objectives for data processing
Setting up activities and providing resources
Maintaining and continuously improving performance

The management structure, in its approach to performance improvement, prioritizes the sharing of objectives by all employees and collaborators through gradual but constant progress. Periodic review checks ensure the adequacy of resources and internal communication necessary to ensure that the data processing system is maintained and adapted to the evolution of activities.

Data Processing Policy

STUDIO INN has identified personal data processing as one of the key success factors and aims to maintain a high reputation for security and quality of processing, acting in accordance with the following principles:

Management’s leadership and control role in achieving objectives
Annual dynamic definition of goals for continuous improvement
Strict application of the Manual and defined measures
Compliance with current laws and contractual clauses
Continuous training and updating of its staff and external collaborators
Accountability of each person in charge
Achievement of full satisfaction of clients, suppliers, and stakeholders
Direct involvement of suppliers
Provision, maintenance, and improvement of necessary resources

Voluntary provision of data

The user is free to provide personal data requested in the STUDIO INN forms or otherwise indicated in contacts with the various offices to request the sending of informational material or other communications. Failure to provide such data may prevent the fulfillment of the requested service.

Data processing methods

Personal data is processed using paper and electronic tools for the time strictly necessary to achieve the purposes for which it was collected, and it is compared with data already in possession for the performance of other activities and services. In case of discrepancies, the Data Processing Manager or the Person in Charge may contact the client to verify the accuracy of the data or to correct it if necessary.

Manually acquired paper data, for example, by mail or fax, is stored in dedicated folders, in supervised and protected environments, with access permitted only to authorized personnel. Computerized data is collected and processed through the website, the management and IT systems, via email.

Operational procedures are in place for:

Data processing for Privacy purposes
Documentation identification criteria
Documentation control and management
Data backup
Data recovery

Specific security measures are observed to prevent data loss, illegal or incorrect use, and unauthorized access.

Retention period

When processing is based on the user’s consent, the controller may retain personal data until the contract is revoked; additionally, the controller may be obliged to retain personal data for a longer period in compliance with legal obligations. At the end of the retention period, the data will be deleted.

Rights of the data subjects

The individuals to whom the personal data refer have the right, at any time, to obtain confirmation of the existence or otherwise of such data and to know its content and origin, verify its accuracy, and exercise their rights to rectification, erasure, restriction, portability, and objection.

Requests must be addressed to the Data Controller or the Data Processing Manager.

Privacy contacts for internal clarifications: contabilità@ambrosianaservizi.it

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